会議費は経費として認められやすい一方、交際費との線引きが曖昧なため、税務調査で指摘されやすい領域のひとつです。とくに少額飲食代や取引先との打ち合わせに伴う支出は「どこまで会議費で計上できるのか」という基準を正しく理解しておく必要があります。ここでは、会議費の基準、実務上の判断方法、記載すべき証憑内容、税務署に否認されるケースなどを体系的に整理します。
会議費とは何か
会議のために通常必要とされる費用
会議費は、社内外の会議・打ち合わせ・ミーティングなどのために支出される費用です。
飲食代を含む場合でも、会議の円滑な進行を目的としており、娯楽・接待が主目的でなければ会議費として認められます。
会議費の典型例
- 打ち合わせ時の軽食・お茶・コーヒー代
- 社内会議のための弁当代
- 顧客との商談に伴う喫茶店での飲み物代
- プロジェクト会議の会場費
- セミナーや研修に関連する資料代
交際費との違い
交際費は、得意先・仕入先との関係維持や接待を目的とする費用であり、会議費とは目的が異なります。
目的が曖昧な場合は交際費と判断されるため、証憑の記載と会議実態の説明が不可欠です。
会議費として認められる判断基準
少額飲食の基準（5,000円基準）
一般的に、1人あたり5,000円以下の飲食代は会議費として扱われることが多いとされています。
ただしこれは法律で明確に定められているものではなく、実務上の慣行です。
会議の目的が明確であること
- 議題が存在する
- 業務に関連している
- 会議の進行に必要な軽度の飲食である
これらが備わっていることが重要です。
会議の開催実態が確認できること
- 時間
- 場所
- 出席者
- 会議内容（議題）
領収書だけでは不十分であり、社内の記録が必要です。
飲食の程度に節度があること
アルコールを含む場合でも、少量かつ会議に支障がない範囲なら認められる場合がありますが、基本的にはアルコールが入ると交際費と判断されやすくなります。
会議費が否認されやすいケース
飲食が主目的と疑われるケース
- 高額なレストランでの飲食
- 明らかに会議として成立しない環境（居酒屋で深夜まで等）
- 飲酒が多い場合
これらは会議費ではなく接待交際費として扱われる可能性が高くなります。
出席者が業務と無関係な場合
- 家族や友人が同席
- 打ち合わせの必要性が説明できない外部者の参加
業務関連性が見出せず、否認されやすいパターンです。
会議としての証拠が残っていない場合
領収書に「会議費」とだけ書かれているだけでは不十分です。
目的や議題が不明確だと、交際費への振替を指摘される可能性が高まります。
会議費に含めるための証憑管理のポイント
領収書への記載事項
以下を領収書の裏面、または社内管理シートに記録すると安全性が高まります。
- 会議目的
- 会議内容（議題）
- 出席者
- 支出金額と人数
- 日時・場所
- 会議で必要とされた理由
この記録があるだけで税務調査の指摘リスクは大幅に低下します。
社内規定の整備
会議費として計上する基準を社内規程に明文化しておくと、説明が容易になります。
例：
- 1 名あたり○○円以内
- アルコール不可
- 会議内容を記録し保存
基準を先に明文化すると、運用が安定し、税務署からの指摘を受けにくくなります。
会議費に計上できる具体例と判断の実務
カフェでの商談の飲み物代
顧客と打ち合わせをする際、コーヒー代などの飲料費は会議費として扱われます。
必ず出席者の名前と議題を記録しておきましょう。
社内会議の弁当代
昼食時間をまたぐ会議で提供される弁当代は会議費として計上できます。
ただし、会議の実態がない単なる昼食提供は福利厚生費となる可能性があります。
Zoom・オンライン会議でも会議費は使える
オンライン会議に向けた資料の印刷代や会議ツールの有料プランは会議費に含めることができます。
ただし、飲食の提供がないため飲食関連の会議費とは扱いが異なります。
社外のレンタル会議室費用
スペースマーケットなどの会場借上げ費も会議費として認められます。
目的が明確であれば問題ありません。
社内研修の飲食代
研修は「教育目的」と判断されることが多いため、飲食の扱いに注意が必要です。
研修の進行を妨げない軽食であれば会議費として扱われますが、懇親会のような形式は交際費になります。
交際費との線引きに迷ったときの判断基準
会議目的が優先されているか
会議内容が明確であれば会議費の可能性が高いです。
飲食の程度に節度があるか
会議費として認められる飲食は「軽度」がポイントです。
出席者が業務と関係しているか
関係者のみであれば会議費、関係者以外の参加がある場合は交際費になりやすいです。
会議の開催状況が記録されているか
記録が残っていれば会議費の説明が容易です。
実務で役立つ会議費の仕訳例
社内会議で弁当を購入した場合
会議費 5,000円
現金 5,000円
顧客との打ち合わせで喫茶店代を立て替えた場合
会議費 1,200円
現金 1,200円
レンタル会議室を利用した場合
会議費 6,000円
普通預金 6,000円
税務調査でのチェックポイント
会議の必要性が説明できるか
単なる会食ではないことを説明できる準備をしておく必要があります。
飲食の程度に問題がないか
飲食費が過度でないか、適正かが確認されます。
記録が残っているか
領収書だけではなく、会議記録を残しておくと安心です。
社内規定と運用が一致しているか
規定があっても運用がバラバラだと否認のリスクがあります。
まとめ
会議費は経費として認められやすいものの、交際費との境界が曖昧であるため、正しい基準と証憑管理が欠かせません。
ポイントは以下です。
- 会議の目的・議題・出席者の記録を残す
- 飲食代は1人5,000円以下が目安
- 会議の実態が説明できる証拠を残す
- 高額飲食や娯楽性の強い場面は交際費扱いとなる可能性が高い
- 社内規定を整備し、運用を統一する
これらを徹底することで、税務調査での指摘を防ぎ、安心して会議費を経費計上できるようになります。
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